Am 1. Januar 2025 hat das Wachstumschancengesetz eine Pflicht zur E-Rechnung für alle inländischen B2B-Transaktionen eingeführt. Wenn Ihr Unternehmen deutsche Firmen in Rechnung stellt — oder Rechnungen von ihnen erhält — sind Sie betroffen.
Was das Gesetz konkret fordert
Die Regelung schreibt vor, dass alle Rechnungen zwischen in Deutschland ansässigen, umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen als strukturierte elektronische Dokumente ausgestellt werden müssen, die dem europäischen Standard EN16931 entsprechen. Eine per E-Mail versendete PDF-Datei gilt unter dieser Definition nicht mehr als elektronische Rechnung.
Die zwei zugelassenen Formate sind:
- XRechnung 3.0 — reines XML (UBL oder CII), erforderlich für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber
- ZUGFeRD 2.x — ein PDF/A-3 mit eingebettetem XML, weit verbreitet im B2B-Bereich
Wer ist betroffen und wann?
- Januar 2025 — Alle Unternehmen müssen in der Lage sein, strukturierte E-Rechnungen zu empfangen
- Januar 2027 — Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 800.000 € müssen strukturierte E-Rechnungen ausstellen
- Januar 2028 — Alle verbleibenden Unternehmen müssen strukturierte E-Rechnungen ausstellen
Grenzüberschreitende Transaktionen (außerhalb Deutschlands) sind noch nicht im Geltungsbereich, aber EU-weite Regeln werden bis 2030 im Rahmen der ViDA-Initiative erwartet.
Was als strukturierte Rechnung gilt
Die Rechnung muss maschinenlesbare Daten enthalten, die dem semantischen Datenmodell der EN16931 entsprechen — also Steuernummern von Käufer und Verkäufer, Positionsbeschreibungen, Mehrwertsteueraufschlüsselung und Zahlungsbedingungen als strukturierte XML-Elemente. Ein PDF mit QR-Code oder ein aus einer Word-Vorlage erzeugtes PDF qualifiziert sich nicht.
Praktische Schritte für Unternehmen
- Prüfen Sie, ob Ihre Buchhaltungssoftware XRechnung oder ZUGFeRD exportieren kann — die meisten großen deutschen ERP-Systeme (DATEV, SAP, Lexoffice) unterstützen bereits eines oder beide Formate
- Wenn Sie ein eigenes Abrechnungssystem nutzen, integrieren Sie eine Validierungs-API, um sicherzustellen, dass jede Rechnung vor dem Versand konform ist
- Richten Sie einen Posteingang ein, der eingehende strukturierte Rechnungen parsen kann
Wie xingen hilft
Kleine Unternehmen können die xingen Web-App nutzen, um Rechnungen ohne technische Kenntnisse zu validieren und im richtigen Format zu exportieren. Entwicklungsteams können die xingen REST-API integrieren, um die EN16931-Validierung direkt in ihre Rechnungspipeline einzubetten.